Nelle prossime righe cercheremo di fare chiarezza su alcuni temi fondamentali che riguardano il ciclo della fatturazione elettronica, in modo tale da darti tutti gli elementi necessari per evitare problematiche ed errori.

Firma digitale

La firma digitale è una metodologia che consente di definire l’identità della persona che sta effettuando una data mansione. Rispetto alla più comune firma elettronica (basti pensare ad un identificativo di di un account di posta elettronica), la firma digitale garantisce una maggiore affidabilità. Si tratta quindi di una firma elettronica di livello superiore, in grado di rispondere a requisiti di sicurezza molto alti, in linea con La certificazione dell’identità per mezzo di una certificazione authority.

La firma digitale è necessaria in alcune tipologie particolari di documenti, mentre per altre, di minore importanza, può bastare la firma elettronica. È compito dell’impresa o del professionista valutare, di volta in volta, il contesto normativo ed effettuare la scelta più adeguata. Ad esempio, la firma digitale è richiesta nell’autenticazione dei libri contabili, mentre non è richiesta per autorizzare una nota spese, per la quale è sufficiente la firma elettronica.

PEC

La PEC (posta elettronica certificata) è l’equivalente giuridico di una raccomandata con ricevuta di ritorno, con un valore in più: un messaggio di posta elettronica inviato mezzo PEC risulta validamente inviato anche se questo non viene letto dal destinatario. Il monitoraggio continuo della casella PEC risulta fondamentale per evitare numerose inconvenienti quali, ad esempio, la decorrenza dei termini contrattuali a causa della mancata lettura. Altra questione importante è la conservazione dei documenti trasmessi via PEC, in quanto la stampa non comprova l’origine digitale del documento, perché non fornisce alcuna certificazione rispetto al flusso di invio e ricezione. È bene assicurarsi quindi che la PEC sia supportata da una conservazione digitale a norma.

Conservazione digitale

La conservazione digitale è una procedura fortemente regolamentata dal punto di vista organizzativo, tecnico e funzionale. Questo perché il processo di conservazione richiede specifiche ad hoc, come i formati e gli indici la conservazione digitale e quindi ben distinta dalla archiviazione elettronica, metodo di memorizzazione su file per operazioni più semplici. Le operazioni che richiedono la conservazione digitale richiedono invece questa specifica, a garanzia della loro autenticità e del loro valore legale. Il consiglio è quindi quello di gestire con attenzione il passaggio dal cartaceo al digitale, così da rispettare le regole di validità dei documenti. Anche perché, sebbene l’impresa si rivolga ad un soggetto esterno per la digitalizzazione e conservazione digitale dei documenti, la responsabilità finale rimane sempre in capo all’azienda stessa.

Procedure

L’invio dei dati sulla fatturazione (spesometro) è un adempimento previsto dalla normativa vigente e dunque un obbligo per tutte le imprese, che consiste nella trasmissione delle informazioni riepilogative del ciclo attivo e passivo di fatturazione all’agenzia delle entrate, sotto forma di file XML. Le fatture elettroniche, invece, definiscono i singoli documenti in formato digitale. La loro connessione è dovuta al fatto che l’emissione di una fattura digitale inviata tramite il sistema di interscambio, fa sì che i meta dati della fattura vengano automaticamente memorizzati dall’agenzia delle entrate, senza doverla inserire nuovamente nello spesometro. L’adozione della fatturazione elettronica rende quindi meno complesso rispettare l’adempimento della normativa.

 

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