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Gestione Documentale

Infinity DMS

Infinity DMS è un’evoluta soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale, utilizzabile via Internet/Intranet che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali.

Ogni azienda, e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve ed invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti.

Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, formano un continuo ed incessante ricevere, comunicare, scambiare, distribuire, dove l’organizzazione aziendale, bersaglio e fonte di questi dati, ne subisce inevitabilmente l’onere.

La mole di dati che ne deriva troppo spesso non viene conservata in maniera organizzata, razionale ed accessibile, rendendone difficile la fruizione.

Con Infinity DMS dati e documenti si trasformano in preziose informazioni per decidere ed operare.

Ricezione e Acquisizione

Infinity DMS consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato. L’acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva e provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni.

Classificazione

Ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche “classi documentali” liberamente create e gestite dall’utente; è disponibile un’apposita interfaccia che permette di rendere automatica la classificazione di documenti mediante il riconoscimento del contenuto del documento stesso (zone testuali, barcode e OCR zonale).

Ricerca

Avanzate funzioni permettono la ricerca dei documenti archiviati:
• per contenitore logico di appartenenza (cartella);
• per attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole chiave, autore ecc.;
• per relazioni con altre entità dell’applicazione(clienti, fornitori, prodotti ecc.);
• per libera ricerca nel contenuto dei documenti

Gestione delle versioni,
Check-in / Check-out

Una potente gestione delle versioni dei documenti archiviati consente di conservare l’evoluzione delle modifiche a un documento nel tempo, rendendole reperibili a qualsiasi stadio della sua evoluzione.

Condivisione e Distribuzione

La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui, l’accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune attenzioni.

Moduli aggiuntivi e integrazioni

Business Process Management

Consente di disegnare, eseguire, e controllare complessi processi aziendali che gestiscono il flusso delle operazioni da eseguire in base alle regole definite attraverso un evoluto strumento grafico. Tramite la MyDesk vengono distribuite le singole attività da eseguire fra gli utenti coinvolti, con la possibilità di controllare lo stato di avanzamento dei singoli processi in corso ed i relativi tempi di lavorazione. Il BPM garantisce il corretto e controllato espletamento di complessi processi aziendali ed il conseguente aumento di efficienza e qualità operativa.

Extended Document Server

Versatile motore di database specializzato per l’archiviazione di dati e documenti destrutturati, garantisce una forte compressione ed una flessibile memorizzazione fisica degli stessi in base alla strategia imposta o in base alle regole di archiviazione. L’Extended Document Server (EDS) consente di archiviare grandi quantità di dati e documenti che possono essere condivisi localmente o in maniera remota. Il sistema prende in carico i documenti, li cripta, li comprime e li indicizza creando uno o più archivi a seconda della strategia impostata.

Conservazione SOStitutiva

Nel caso sia necessario conservare a norma di legge i documenti archiviati, Infinity DMS è nativamente interfacciato con SOStitutiva, il servizio di conservazione sostitutiva Zucchetti, che consente di ottemperare a tutti gli obblighi di legge senza sobbarcarsi gli oneri che la normativa comporta, delegando a Zucchetti l’apposizione della marca temporale e della firma digitale, nonché l’espletamento delle relative pratiche.
Consente di apporre ai documenti elettronici la Firma digitale mediante appositi dispositivi (lettori e smart card). È la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette all’azienda di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene ”bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

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